ALGEMENE VOORWAARDEN
Boek jij een shoot bij mij? Dan zijn voor, tijdens en na de shoot de Algemene Voorwaarden van toepassing. Ook op de foto’s die geleverd worden, zijn Algemene Voorwaarden van toepassing.

AUTEURSRECHT & PUBLICATIE
Auteursrecht, ook wel copyright, zorgt ervoor dat niemand mijn foto’s zomaar mag gebruiken. Alleen de maker van de foto’s -ik in dit geval- beslist wie en waar de foto’s worden gebruikt. Hierbij heb ik het recht om mijn werk te publiceren op bijvoorbeeld mijn website, social media, bij fotowedstrijden of als drukwerk. Wil je jouw foto’s liever voor jezelf houden? Dan kan je dit aangeven op de vragenlijst die voorafgaand aan de shoot via de mail wordt verstuurd. Indien de klant voorafgaand aan de shoot geen bezwaar maakt, behoud ik het recht om de gemaakte foto's te gebruiken voor portfolio, website, social media en andere promotionele doeleinden.

Als laatste kan ik niet voorkomen of controleren dat derden (ongeoorloofd) gebruik maken van mijn foto’s. Hier kan ik dan ook niet aansprakelijk voor worden gesteld.

Natuurlijk heb jij als klant ook het recht de foto’s te gebruiken voor afdrukken, social media, etc. Wel zitten hier een paar belangrijke regels aan verbonden: De foto’s mogen bij online gebruik niet worden bewerkt of bijgesneden. Ik besteed veel tijd aan de nabewerking, dus het zou zonde zijn als mijn foto vervolgens wordt bewerkt en niet meer ‘herkenbaar’ is als mijn werk. Daarnaast zou het super fijn zijn als mijn account (@samanthasmitfotografie) wordt genoemd bij gebruik op social media.

 

SCHENDING VAN HET AUTEURSRECHT
Wanneer mijn foto’s buiten overeenkomst worden gebruikt, zal dit worden beschouwd als schending van het auteursrecht. Zo mogen er geen foto’s worden gebruikt zonder eerst de betaling te voldoen. Ook foto’s met watermerk plaatsen -dit betekent dat ze dus niet zijn afgenomen- is niet toegestaan. Bij schending van het auteursrecht, heb ik het recht om een passende vergoeding te vragen.

TARIEVEN EN REISKOSTEN
Omdat ik een kleine onderneming ben, maak ik gebruik van de Kleine Ondernemingsregeling (KOR). Hierdoor hoef ik geen BTW af te dragen en dus ook niet te vragen. Bij de tarieven op de website komt dus geen BTW meer om de hoek kijken! Wel is er sprake van reiskosten: Binnen een straal van 15km zijn de reiskosten gratis. Hierbuiten betaal je €0,40 per kilometer (heen en terug gerekend) vanaf 2316 DT, Leiden.

De tarieven voor de shoots zijn te vinden op mijn website en in mijn brochures. Er bestaat een meerprijs voor afname van extra foto’s.

Tarieven kunnen veranderen: Het geldende tarief is het tarief op moment van boeking.

 

BEVESTIGING EN BETALING
Om jouw datum en shoot vast te leggen, vraag ik een aanbetaling van €75. Wanneer de betaling is voldaan, ben je zeker van jouw plekje in mijn agenda! Natuurlijk hou ik jouw datum tot de betaling is voldaan gewoon voor je vast. Wel vraag ik de betaling te voldoen binnen 14 dagen na ontvangst van de factuur. Wordt de factuur niet voldaan voor de shoot? Dan kan de shoot helaas niet plaatsvinden.

De restfactuur wordt na selectie van jouw favoriete beelden verstuurd. De restfactuur bevat de kosten van het gekozen pakket + eventuele extra foto’s + reiskosten buiten 15km van 2316DT, Leiden.

Indien een factuur niet binnen de gestelde betalingstermijn wordt voldaan, behoud ik het recht om de levering van foto's, albums of andere producten op te schorten totdat volledige betaling is ontvangen. Eventuele gerechtelijke en buitengerechtelijke incassokosten komen voor rekening van de klant.

 

WIJZIGINGEN
Ik werk met 2 pakketten; kies jij meer foto's dan in het grootste pakket? Dan geldt er een meerprijs voor de extra foto's. Deze meerprijs is te vinden in de informatiemail die je bij de keuzegalerij krijgt. Bij afname van de gehele galerij, geldt er een mooie korting.

Tevens is het mogelijk om een extra mini-album te kopen of een groter album. Een mini-album kost €25 en de prijzen voor grotere albums zijn op te vragen. Alle albums die ik aanbied, zijn te vinden in de story ‘albums’ op mijn instagram (instagram.com/samanthasmitfotografie). Eventuele upgrades worden pas vrijgegeven na betaling van de extra kosten. Dit kan via een factuur, maar ook via een betaalverzoek.

ANNULERING
Het kan natuurlijk zomaar zijn dat de shoot geannuleerd moet worden. Helaas heb ik jouw datum wel vrij moeten houden en zit er ook tijd in het contact en in de voorbereiding van de shoot. Daarom zal de aanbetaling niet worden teruggestort op jouw rekening. Dit om de geïnvesteerde tijd en de vrijgehouden datum te vergoeden. 
Verplaatsen is, onder bepaalde omstandigheden, gratis. Zie onderstaand.

VERPLAATSEN BIJ SLECHT WEER OF ANDERE OMSTANDIGHEDEN
Fotoshoots op een buitenlocatie
Helaas is mooi weer nooit gegarandeerd in Nederland. Mocht het echt slecht weer worden, zal in overleg een nieuwe datum worden gekozen. Voorafgaand aan de shoot, heb ik altijd contact met mijn klanten. We zullen de dag van tevoren of wanneer nodig de dag zelf beslissen of de shoot door kan gaan.

​

Lifestyle fotografie bij de klant thuis
Kom ik bij jou thuis fotograferen? Dan ben ik afhankelijk van het licht dat naar binnen valt. Wanneer het buiten heel bewolkt en donker is, kan dat zorgen voor weinig licht in huis. Hierdoor zal er ruis ontstaan op de foto, wat bij vergrotingen soms niet gewenst is. Om tot het mooiste resultaat te komen, is het soms nodig de shoot te verplaatsen wanneer het een echt donkere dag is. In overleg kiezen we dan een nieuwe datum op korte termijn.

​

Ziekte en andere onvoorziene omstandigheden
Wanneer je ziek bent op de dag van de shoot, kan je daar natuurlijk niets aan doen. De shoot zal dan ook kosteloos worden verplaatst. Wel moet ik dit op tijd weten, dus niet een half uur voor de shoot. Omgekeerd kan het ook voorkomen dat ik ziek ben op de dag van de shoot. Mocht dit het geval zijn, zal ik het zo snel mogelijk laten weten en verplaatsen we de shoot.

Ook in geval van overmacht (ongeval, technische storingen, overheidsmaatregelen, extreme weersomstandigheden en andere omstandigheden buiten redelijke invloed van de fotograaf) zal de shoot worden verzet in samenspraak met de klant.

 

LEVERING
Ik maak de eerste selectie: Beelden die ik niet selecteer, worden verwijderd en zijn niet meer in te zien of te leveren. Ik selecteer en bewerk de foto’s naar eigen inzicht en stijl. Dit betekent dat ik altijd in mijn eigen stijl bewerk en de foto’s zullen in kleur worden geleverd. Enkele foto's zal ik ook in zwart-wit leveren. Na de shoot probeer ik de keuzegalerij zo snel mogelijk (binnen 1-3 weken) te leveren via een beveiligde galerij. Deze foto’s zijn nog deels onbewerkt en bevatten een watermerk. Wanneer jullie de keuze hebben gemaakt, zal ik iedere foto zorgvuldig en met liefde voor jullie bewerken. De gekozen foto’s zullen in een nieuwe galerij, zonder watermerk worden geleverd. De levertijd kan oplopen tot 6 weken. In drukke periodes of bij onvoorziene omstandigheden kan de levertijd langer zijn dan 6 weken.

 

​De foto’s zijn te downloaden via de galerij op webformaat en via transferXL op origineel formaat. Gebruik nooit screenshots van de foto’s, dit komt de kwaliteit namelijk niet ten goede. Zorg er ook voor dat de gehele galerij op origineel formaat gedownload wordt. Zo weet je zeker dat er geen kwaliteitsverlies zal plaatsvinden.

 

Onbewerkte foto’s worden nooit geleverd. Wel bewaar ik jouw foto’s voor minimaal twee jaar. Mocht je computer/harde schijf crashen, kan je ze

tot twee jaar na jouw shoot dus nog opvragen.

Opgegeven levertijden zijn indicatief. Overschrijding van de levertijd geeft geen recht op schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.

KLACHTEN
Ben je niet tevreden met de geleverde dienst/producten? Dat vind ik heel vervelend om te horen. Natuurlijk wil ik samen met jou kijken naar wat de klacht is en wat hieraan gedaan kan worden. Heb je een klacht, dan ontvang ik deze graag binnen 14 dagen na levering via Whatsapp of via de mail. Wanneer ik achter mijn dienst/product sta, ben ik niet verplicht deze opnieuw te leveren zolang het in één lijn staat met de informatie en voorbeelden op mijn website www.samanthasmitfotografie.nl

Afdrukken kunnen altijd via mij bij mijn professionele leverancier worden besteld. Op deze manier ben je zeker van de juiste kleuren op de afdruk. Ik ben niet verantwoordelijk voor kwaliteitsverlies of kleurafwijkingen bij afdrukken die door derden worden verzorgd.

Als laatste kan ik niet garanderen dat iedere gewenste pose, uitdrukking of foto wordt gerealiseerd. Het resultaat van een fotoshoot is mede afhankelijk van de medewerking van betrokken personen, waaronder kinderen, en van bijvoorbeeld de weersomstandigheden, de outfits en de locatie.

AANSPRAKELIJKHEID
Er kan altijd wat gebeuren tijdens een shoot, al gaan we daar natuurlijk niet vanuit. Ik kan niet aansprakelijk worden gesteld voor eventuele ongelukken die tijdens de shoot gebeuren; je blijft altijd zelf verantwoordelijk voor je eigen veiligheid en die van eventuele kinderen.

Soms is het nodig de Algemene Voorwaarden aan te passen of bij te stellen. Op toekomstige overeenkomsten zijn steeds de op het moment van boeking geldende algemene voorwaarden van toepassing.

AANSPRAKELIJKHEID BIJ VERLIES VAN FOTO’S
Helaas kan het altijd gebeuren dat een harde schijf crasht, een geheugenkaart ermee ophoudt of een camera kapotgaat. Soortgelijke problemen probeer ik te voorkomen door altijd met twee harde schijven en twee geheugenkaarten te werken.

Indien door technische storing, verlies van gegevens of andere onvoorziene omstandigheden foto's geheel of gedeeltelijk verloren gaan, is mijn aansprakelijkheid beperkt tot het reeds betaalde bedrag voor de betreffende fotoshoot OF het opnieuw inplannen van de shoot.

​​

PRIVACYVERKLARING

Waarschijnlijk heb je er wel eens van gehoord: de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Nu alles digitaal gaat, worden bepaalde gegevens van jou opgeslagen en/of bijgehouden. Natuurlijk is jouw privacy van groot belang. Hieronder kan je vinden welke gegevens van jou worden bijgehouden en waarom.

Contactgegevens:
Samantha Zwaan-Smit
www.samanthasmitfotografie.nl
Schimmelpenninckstraat 22

2316DT, Leiden
+31649215929 (alleen whatsapp)
KVK: 73993131

​

Persoonsgegevens
Wanneer je een shoot bij mij boekt, heb ik bepaalde gegevens nodig. Zonder naam en adres kan ik immers niet langskomen om de foto’s te maken! Onderstaand een overzicht van de persoonsgegevens die worden verwerkt en waar deze voor worden gebruikt.

Naam en e-mailadres
Bij het invullen van het contactformulier worden jouw naam en e-mailadres gevraagd. Zo kan ik jouw mailtje persoonlijk beantwoorden. Jouw naam en e-mailadres worden ook gebruikt voor het opstellen en verzenden van de factuur en de informatiemail.

Adresgegevens
Jouw adresgegevens heb ik nodig voor het adresseren van de factuur. Ook gebruik ik jouw adres wanneer de shoot thuis plaatsvindt. Heb je een album besteld? Dan zal deze worden verstuurd naar het opgegeven adres.

Telefoonnummer
Communicatie is belangrijk, zowel voor als na de shoot. Daarom wordt jouw telefoonnummer gevraagd. Mochten er vragen zijn of mochten er plots wijzigingen plaatsvinden, kan via Whatsapp of een belletje makkelijk contact worden opgenomen.
 Foto’s gemaakt tijdens de shoot
Uit jouw shoot komt een product: de foto’s. Deze zullen worden opgeslagen op twee harde schijven. Daarnaast kunnen de foto's kunnen gedurende een door mij te bepalen periode beschikbaar blijven in de online galerij. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Heb je toestemming gegeven voor gebruik op social media/website, zouden jouw foto’s ook te zien kunnen zijn op website of social media.

 

​Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens
Minderjarigen kunnen zonder toestemming van een ouder/verzorger geen gebruik maken van mijn diensten. Online kan ik natuurlijk niet controleren of een bezoeker van mijn website ouder is dan 16 jaar. Mijn intentie is om geen online gegevens te verzamelen van bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar, maar dit kan ik niet voorkomen. Mocht het zo zijn dat er, zonder ouderlijke toestemming, wel persoonlijke gegevens zijn verzameld over een minderjarige, kan je contact opnemen met samanthasmitfotografie@hotmail.com. De informatie zal dan worden verwijderd.

​Onder bijzondere persoonsgegevens vallen ook de gemaakte foto’s tijdens een shoot. Voorafgaand zal er expliciet toestemming worden gevraagd voor het delen van jouw foto’s. Mocht je niet willen dat er foto’s worden gedeeld, kan je dit aangeven.

​Wil je de betreffende gegevens liever niet delen? Geen probleem. Helaas zijn de gegevens wel noodzakelijk voor het uitvoeren van mijn diensten en het afleveren van mijn producten. Het niet delen van de gegevens zal in dit geval dus betekenen dat er geen shoot kan worden afgenomen.

 

​Verwerking persoonsgegevens
Na het invullen van het contactformulier of het toestemmingsformulier, komt deze direct in zowel de inbox van mijn website als de inbox van mijn mail. Beiden zijn alleen toegankelijk door mij. Alle gegevens bij elkaar vormen een klantbestand, welke ik nodig heb voor mijn administratie. De gegevens zullen in ieder geval een jaar worden opgeslagen in mijn mailbox. Bescherming van jouw gegevens vindt plaats door een sterk WiFi-wachtwoord, een wachtwoord op mijn computers en natuurlijk een wachtwoord op zowel mijn mail als de inlog van mijn website. Mocht er toestemming zijn voor het delen van beelden op de website, zullen deze worden geplaatst in een blog. Hier worden nooit achternamen gebruikt! Mocht er bezwaar zijn tegen het gebruik van voornamen, laat dit dan tijdig weten.

 

​Bovenstaande gegevens worden in principe niet gedeeld, behalve als het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze samenwerking of bij wettelijke verplichting. Met bedrijven die jouw gegevens verwerken in opdracht van mij, sluit ik een verwerkingsovereenkomst om te zorgen voor een eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens.

​Voor de Belastingdienst ben ik verplicht alle basisgegevens voor mijn administratie 7 jaar te bewaren. Jouw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig.

Gemaakte foto’s tijdens een shoot worden met toestemming voor onbepaalde tijd op mijn website (www.samanthasmitfotografie.nl) geplaatst. Daarnaast bewaar ik alle foto’s minimaal 2 jaar op twee verschillende harde schijven. Op deze manier kan ik zelf de foto’s gemakkelijk terugvinden en ook kan de klant op deze manier gebruik maken van een back-up, mochten foto’s onbedoeld kwijt raken.

​Samengevat worden jouw persoonsgegevens gebruikt voor de volgende doelen:

• Het contact voor- en na de shoot.

• Het afhandelen van de betaling.

• Het informeren over eventuele wijzigingen van diensten en producten.

• Het afleveren van goederen.

• Wettelijk verplichte administratie.

• Het informeren van anderen over mijn diensten door gebruik van foto’s op website en/of social media.

 

Geautomatiseerde besluitvorming
Ik neem niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hierbij om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.

Voor mijn werkzaamheden maak ik gebruik van de volgende programma's en systemen:

• Wix (www.wix.com) voor mijn website

• Strato voor de domeinnaam www.samanthasmitfotografie.nl

• Outlook voor het mailcontact rondom mijn diensten

• Adobe Lightroom voor het bewerken van foto's

• Moneybird voor mijn administratie en facturatie

• Een externe harde schijf voor het opslaan van foto's en contactgegevens

• Pixieset voor het ontwerpen en leveren van online galerijen

Delen van persoonsgegevens

Ik deel jouw persoonsgegevens alleen met derden als dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van mijn diensten of wanneer ik hier wettelijk toe verplicht ben.

Cookies en vergelijkbare technieken

Ik gebruik zelf geen cookies of vergelijkbare technieken.

Wel maak ik gebruik van Wix, Facebook en Instagram. Deze platforms kunnen tijdens jouw bezoek aan mijn website cookies of vergelijkbare technieken gebruiken. Op deze websites worden functionele en analytische cookies gebruikt. Voor meer informatie verwijs ik je naar het cookiebeleid van de betreffende website.

 

Welke rechten heb jij?

Je hebt het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heb je het recht om jouw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Ook heb je recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat je mij kunt verzoeken om de persoonsgegevens die ik van jou heb, naar jou of een andere door jou aangewezen organisatie te sturen.

​

Wil je gebruikmaken van één van deze rechten? Stuur dan een verzoek naar samanthasmitfotografie@hotmail.com.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek door jou is gedaan, kan ik je vragen om een kopie van jouw identiteitsbewijs mee te sturen. Maak hierbij jouw pasfoto, MRZ (de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart.

Heb je een klacht over de manier waarop ik met jouw persoonsgegevens omga? Dan heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens:

https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe ik jouw persoonsgegevens beveilig

Ik neem de bescherming van jouw gegevens serieus en neem passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Heb je het idee dat jouw gegevens niet goed beveiligd zijn of zijn er aanwijzingen van misbruik? Neem dan contact met mij op via samanthasmitfotografie@hotmail.com.

​​​

2026 | alle rechten voorbehouden | Samantha Smit Fotografie